جامعة تعز

إدارة الشئون المالية

تاريخ الإضافة : 05-08-2014


إدارة الشؤون المالية والإدارية:

المهام والاختصاصات:

تتولى إدارة الشؤون المالية والإدارية المهام والاختصاصات التالية :

1.     تنظيم الأمور المالية والإدارية في النيابة حسب ما تقضي به اللوائح والقوانين النافذة .

2.     إعداد مشروع الموازنة السنوية والحسابات الختامية للنيابة بالتنسيق مع الأمانة العامة للجامعة .

3.     صرف المستحقات للموظفين والعمال العاملين في النيابة .

4.     متابعة قضايا الإيرادات والتحصيل بالتنسيق مع الأمانة العامة للجامعة .

5.     ضبط العمل الإداري ومراقبة حوافظ الدوام الرسمية ورفع التقارير الدورية عن مستوى الانضباط الوظيفي في النيابة.

6. متابعة إجراءات التوظيف ومتابعة وثائق الموظفين وجميع مستحقاتهم وعلاوتهم السنوية وبدلاتهم الدورية وقرارات تعيينهم ، وكذا الإجراءات العقابية المتخذة ضدهم إن وجدت .

7.     توفير المستلزمات السلعية سواء من مخازن الجامعة أو شرائها حسب الأنظمة النافذة .

8.     عمل التقارير الشهرية والدورية والسنوية عن المواقف المالية وعن مستوى تحصيل الإيرادات .

9.     أية مهام تكلف بها من قبل عمادة النائب .

تتبع إدارة الشؤون المالية والإدارية الأقسام التالية:

 أ ) – قسم الشؤون المالية

المهام والاختصاصات :

يمارس قسم الشؤون المالية المهام والاختصاصات التالية :

1.     إدارة وتنظيم الشؤون المالية المتصلة بنشاط النيابة ، وتصريفها وفقاً للتشريعات واللوائح والأنظمة السارية .

2.     إعداد وتجهيز مايلي :

                                  أ‌-          مشروع الموازنة السنوية للنيابة وفقاً للأسس والتعليمات الصادرة من الأمانة العامة بالجامعة .

             ب‌-   الحسابات الختامية وما يتبعها من تقارير عن مدى تنفيذ الموازنة وفقاً للنظم النافذة وبالتالي تقييم مستوى التنفيذ .

3.     الاشتراك مع مدير الإدارة في مناقشة موازنة النيابة السنوية مع الجهات المختصة في   الجامعة .

4. العمل على تنظيم حسابات النيابة وفقاً للدليل المحاسبي المعتمد للموازنة العامة واللوائح والأنظمة الصادرة عن الأمانة العامة بالجامعة ورئاسة الجامعة .

5. تنظيم العمليات المالية الخاصة بحسابات العهد والسلف وحسابات التسوية وإثبات قيودها في السجلات المخصصة لكل منها ومتابعة أرصدتها وتصفيتها في المواعيد المحددة لها .

6. تنظيم ما يخص النيابة من الحسابات الخارجة عن الموازنة ومسك سجلاتها والعمل بما يكفل سلامة التصرف بها وفقاً للنظم واللوائح الخاصة بهذه الحسابات .

7. تنظيم استمارات الصرف والوثائق والسجلات والدفاتر المالية والمحاسبية وحفظها وأرشفتها ووضع النظم المناسبة لذلك .

8. إعداد كشوفات الاستحقاقات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس والموظفين والعاملين في النيابة بعد استكمال أوليات الصرف الخاصة بها .

9.     صرف رواتب ومستحقات الموظفين وعمال النيابة .

10.   العمل على تأمين دفاتر المستندات الخاصة بالتوريد بالتنسيق مع الأمانة العامة في الجامعة وطبقاً للنظم واللوائح والقوانين المنظمة لذلك .

11.   تحليل دفاتر التحصيل من واقع الكشوفات وكعوب دفاتر التحصيل وعمل حوافظ التوريد الخاصة بها ، وكذا تسويات التحصيل أولاً بأول ثم إجراء تسويات التوريد اللازمة لها عند وصول إشعار التوريد من البنك .

12.      الترحيل في السجلات المحاسبية الخاصة بإثبات التحصيل والتوريد .

13.      استلام أوليات الصرف ومراجعتها وتحرير أوامر الصرف والشيكات الخاصة بالصرف .

14.      القيد والترحيل في السجلات المحاسبية الخاصة بإثبات المصروفات .

15.      أية مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة في نطاق اختصاصه .

ب ) – قسم الشؤون الإدارية

المهام والاختصاصات :

يمارس قسم الشؤون الإدارية المهام والاختصاصات التالية :

1.     مسك حوافظ الدوام اليومية ومتابعة انضباط الموظفين في تواجدهم في مكاتبهم أثناء ساعات الدوام الرسمي .

2.     رفع التقارير وصور من حوافظ الدوام والإجازات نهاية كل شهر للأمانة العامة بالجامعة .

3. تدوين الإجازات بأنواعها ( اعتيادية ، عارضة ، مرضية ) وغيرها ، في سجلات خاصة بكل نوع على حدة وحفظ الاستمارات الخاصة بهذه الإجازات في الملفات الوظيفية .

4. أرشفة وثائق الموظفين في ملفات خاصة بهم تحتوي على صور من قرارات التوظيف وأية وثائق تضاف أثناء فترة العمل كالإنذارات وتقارير العمل ، مع مراعاة أن ترسل صور من كل وثيقة تضاف إلى ملف الموظف في الأمانة العامة .

5.     أية مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة .

 ج ) – قسم المشتريات والمخازن

المهام والاختصاصات :

يمارس قسم المشتريات والمخازن المهام والاختصاصات التالية :

1. حفظ وتخزين كافة ما تورده وتشتريه النيابة من الأصناف والسلع اللازمة وقيدها في سجلات وصرفها بحسب الأنظمة المتبعة .

2. مراقبة رصيد المخازن من كافة الأصناف وإبلاغ الإدارة بما هو على وشك النفاذ منها أو غير متوفر من الطلبات لكي يتسنى للجهات المختصة اتخاذ الإجراءات اللازمة للمطالبة من الأمانة العامة أو الشراء .

3.     شراء وتوريد كافة ما تحتاجه النيابة من الأصناف الخاصة بها وفقاً لما تنص عليه لوائح الجامعة .

مسك الدفاتر المنظمة لعملية الشراء وحفظ وثائق هذه العمليات في ملفات خاصة بها ولكل عملية على حدة .


أخر الأخبار